Arbejdsbeskrivelse for Stævneudvalget

[Formål]

Det er formålet for Herlev Løbe- og Atletikklub: 

”at dyrke løb og atletik på ethvert niveau og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til disse idrætsgrene. 

Endvidere at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen.”

[Principper]

Herlev Løbe- og Atletikklub arbejder ud fra følgende grundprincipper:

• Kvalitet: Vi ønsker, at vores tilbud skal være af høj kvalitet, hvor alle involverede gør sig umage. Det betyder, at vi stiller krav om åbenhed og fleksibilitet i planlægning og afvikling af vores aktiviteter

•  Involvering og ejerskab: Vi ønsker, at give alle klubbens medlemmer mulighed for at deltage i relevante tilbud og ønsker at give en høj grad af ejerskab til dem, der involverer sig i fællesskabet 

• Positivt miljø: Vi ønsker at skabe et positivt miljø, hvor vi fremmer engagement og initiativ. Vi ønsker, at alle tilbud om at bidrage til fællesskabet skal mødes med en positiv indgangsvinkel.

[Stævneudvalgets hovedopgave]

De væsentligste arbejdsopgaver er at:

• planlægge, afvikle og evaluere atletikstævner på Herlev Stadion
• sikre at de frivillige, atleterne og tilskuerne får en god dag og giver et positivt indtryk af klubben

[Stævneudvalgets sammensætning og drift]

Stævneudvalget består af:

Stig Fog (Formand)

Tobias Laursen

Kasper Rasmussen

 [Beskrivelse af evt. obligatoriske arbejdsopgaver]

• Sørge for at stævner er anmeldt til DAF og godkendt
• Sørge for booking af stadion
• Sørge for aftaler med Herlev Kommune og alle andre øvrige samarbejdspartnere
• Sørge for elektronisk tidtagning, hvis dette skal anvendes
• Sørge for online tilmelding for klubbens deltagere og eksterne deltagere
• Sørge for evt. præmier/medaljer
• Sørge for tilknyttede aktiviteter til stævnerne
• Sørge for opstilling og klargøring af stadion
• Sørge for café og bespisning af hjælpere
• Sørge for officials og startere
• Sørge for at alt er opryddet og rengjort efter stævnet
• Udarbejde og afvikle en samlet plan for markedsføring af stævner
• Hverve og håndtere frivillige til afvikling af stævnerne
• Opdatere hjemmesiden med resultater, billeder m.m.
• Lave referat og uploade dette på arkivet på Klubmodul senest 1. uge efter hvert møde
• Udarbejde et budget inkl. deltagerpriser til godkendelse hos bestyrelsen senest 21. april 2023
• Sikre at det vedtagne budget overholdes
• I dialog med bestyrelsen at videreudvikle nærværende arbejdsbeskrivelse med henblik på at skabe fælles ejerskab og forståelse af indholdet.
• At sikre at bestyrelsen kan godkende udvalgets oplæg til handlingsplan senest den 21. april 2023